LES VIDERE ETTER ANNONSEN
FÅ NYHETER PÅ MOBILEN
Last ned Khrono-appen!
studentombud
Studentombud roper varsko: Tvilsmeldinger over bordet og møter uten agenda
Tvilsmeldinger som blir presentert over bordet, møter uten agenda og ansatte man knapt får tak i. Flere av landets studentombud er kritiske til hvordan universitet og høgskoler møter studentene.
Publisert
Sist oppdatert
— Det er en stor ubalanse i makt der konsekvensene for studentene kan være store. Det kan handle om fusk, eller det kan handle om skikkethet.
Det sier Lene Loy.
Hun er studentombud ved Høgskulen på Vestlandet (HVL), og fungerer også som studentombud for Høgskulen i Volda.
Loy er ett av flere studentombud som er kritiske til måten universiteter og høgskoler møter studentene på.
Se svar fra universitet og høgskoler nederst i saken.
Khrono har gått gjennom studentombudenes årsrapporter, som har vært presentert for universitets- og høgskolestyrer nå i vår. Der kommer det fram utfordringer som:
- Studenter opplever et «ansiktsløst system».
- Studenter får se tvilsmeldingen, men universitetet kan ha gjort flere undersøkelser, slik at det i møte kan komme opp flere situasjoner som studenten ikke vet noe om på forhånd.
- Studenter er innkalt til møter uten at det tydeliggjøres i innkallingen hva som er bakgrunnen for eller formålet med møtet, og/eller informert om muligheten til å ta med en støtteperson i møtet.
- Studenter opplever at de kun får svar når studentombudet enten står på kopi eller på annen måte er involvert.
Hva betyr «mange»?
Loy forteller at en god del av sakene hun blir kontaktet om, handler om misnøye med kvaliteten på undervisningen, manglende informasjon, behov for tilrettelegging og utfordringer knyttet til praksis. Men det er ikke de sakene hun synes er mest krevende.
— Jeg er utdannet jurist og har videreutdanning i konfliktmegling. Det endrer synet mitt på verden, sier hun.
— Mange saker handler om det relasjonelle, og det tar ikke jussen hensyn til. Det jeg ser, er at studentene ofte blir møtt med en byråkratisk stil og av og til skarpe ord.
Loy nevner både saker om fusk og skikkethetsvurdering. Hun er gjerne med studentene i møter når de er kalt inn, og sier hun av og til har grepet inn.
— Man må være bevisst hvilke ord man bruker fra fagsiden, de må være nøkterne, ikke ord som kan sette spor. Og hva betyr de ordene som blir brukt? Det kan bli sagt at mange har reagert på studentens oppførsel. Men hva er «mange»? Jeg har av og til tatt ordet og spurt om begrepsbruk. Av og til føler man at tvilsmeldingene som kommer inn ligner mer på partsinnlegg enn en objektiv fremstilling, sier studentombudet.
Hun understreker at hun ikke skal mene noe om saken som blir drøftet, men være en støtteperson for studenten.
— Jeg har grepet inn når det blir stilt spørsmål jeg opplever at er på siden av det saken handler om. Jeg har også opplevd at studenten blir stoppet i sin forklaring dersom hen kommer inn på noe representanter fra høgskolen mener ikke er relevant. Det bør man ikke gjøre. Man må forstå at det studenten forteller betyr noe for vedkommende.
Se svar fra universitet og høgskoler nederst i saken.
Kan ikke forberede seg
Torill Valberg er studentombud ved UiT Norges arktiske universitet. Universitetet har i alt 11 studiesteder spredt over hele Nord-Norge med Tromsø som det største.
Hun kjenner igjen beskrivelsen flere studentombud gir av at studenter ikke alltid får den informasjonen de trenger.
— Jeg er helt enig i at når studenter blir innkalt til informasjonsmøter, så er universiteter for dårlige til å informere om hva agendaen er, særlig når det gjelder skikkethet. Det er kjempefint at de vil orientere studentene om tvilsmeldinger og få informasjonen fra dem, men da innkaller de studentene uten å si hva møtet handler om. Da møter studenter opp og kan ikke forberede seg i det hele tatt fordi de ikke vet hva møtet gjelder.
UiTs studentombud sier at det er ved løpende skikkethetsvurdering og varsling at studentene står svakest. Løpende skikkethetsvurdering er vurderingene om egnethet fra studiets side fra start til slutt.
— Der kalles studentene inn til et møte og får dårlig informasjon på forhånd. I varslingssaker blir studenter innkalt til et møte, må de møte opp uten at de får vite hva varselet er og når det skjedde. De får heller ikke vite at de kan be om innsyn.
Stiller med advokat
Også studentombudet ved Universitetet i Bergen (UiB) peker på informasjon og møtekultur i sin årsrapport.
«Studentombudet erfarer at UiB ofte stiller med to eller flere representanter i møter med studenter. Det kan trolig være flere gode grunner til dette. Likevel mener ombudet at det bør bli en større bevissthet omkring antallet møtedeltakere, gitt den naturlige maktubalansen det er i denne typen møter. Saksansvarlig bør senest på møteinnkallingstidspunktet vurdere om antallet møtedeltakere fra UiB kan bidra til at møtegjennomføringen blir mer tyngende enn den trenger å være. Videre er det viktig med et kritisk blikk på hvor mange deltakere som reelt trenger å delta».
— Vi erfarer at det i noen saker, der vi har vært påkoblet, har vært forbedringspotensial med hensyn til møteinnkalling og/eller selve møtegjennomføringen, utdyper studentombudene Karsten Olav Aarestrup og Hanne Winther Martinusen i en e-post til Khrono.
De sier at deres overordnede inntrykk er at det er godt å være student ved UiB, men at det er noen forbedringspunkter.
— Med hensyn til studenters rettssikkerhet har vi blant annet minnet om viktigheten av at studenter får tilstrekkelig med informasjon i møteinnkallingen, og rimelig tid til møteforberedelse, slik at den enkelte student kan forberede seg best mulig.
Aarestrup og Martinusen peker også på antallet møtedeltakere. De sier at det kan være gode grunner til at UiB velger å stille med to eller flere representanter i noen møter.
— Likevel mener ombudet at det bør bli en større bevissthet omkring antallet møtedeltakere, gitt den naturlige maktubalansen det er i denne typen møter. Studentombudet er derfor opptatt av at det er viktig med et kritisk blikk på hvor mange deltakere som reelt trenger å delta.
Stiller med advokat
Også ved UiB er studentombudene opptatt av ordbruken i tvilsmeldinger. Aarestrup og Martinusen sier at de har sett flere eksempler på tvilsmeldinger det siste året der de har reflektert over blant annet ordbruk, omtale av studenten det meldes tvil om, at meldingen omfatter flere studenter, grunnlaget for å melde tvil og tidspunktet for når tvilsmeldingen blir inngitt.
«Flere mener at…», «mange stiller seg bak …» og «det har bred forankring i miljøet …» er eksempler på formuleringer de har sett.
— Ladede personkarakteristikker, uklare henvisninger til hendelser eller hvem som stiller seg bak tvilsmeldingen kan virke eskalerende. Derfor er studentombudet opptatt av at tvilsmeldinger utformes i en nøktern og saklig språkdrakt. Hendelser og påstander i meldingen må dokumenteres på en best mulig måte og det bør fremgå hvem opplysningene i meldingen stammer fra, skriver de i e-posten.
Lene Loy fra HVL forteller at studentombudene av og til opplever at studenter stiller med advokat når de er innkalt til møter der skikkethet er tema.
— Det sier noe om hvor rettsløse de føler seg.
— Viktig med varsomhet
Studentombud Lennart Soligard ved NTNU har inntrykk av at universitetet har gode rutiner og prosedyrer for saksbehandling i de fleste tilfellene, men trekker fram noen enkeltsaker som kunne vært bedre håndtert.
— Jeg ser ofte at det er lang saksbehandlingstid for studenter, som blir frustrerte fordi de må vente i mange måneder på svar. Der kunne NTNU dempet bekymringene ved å orientere studentene om saksbehandlingstiden i tråd med forvaltningsloven paragraf 11.a.
Andre enkeltsaker Soligard trekker fram, er at studenter plutselig får vite om et obligatorisk arbeidskrav uten at det er gitt beskjed i forkant om at emnet innehar et slikt krav. Eller en student kan ha levert inn et arbeidskrav som ikke blir rettet før eksamensdagen er nært forestående.
— Da kan du få beskjed om at du ikke har bestått selv om eksamen er på mandag. I slike tilfeller bør NTNU tillate at studenten gjennomfører eksamen med forbehold om at sensuren kan tilbakeholdes fram til studenten har fått ny mulighet til å få godkjent arbeidskravet. Det vil være den rette måten å gjøre det på.
I likhet med flere studentombud mener Soligard at skikkethetssakene kan være utfordrende.
— Da skal studenten komme inn til et møte med institusjonsansvarlig. Da er det veldig viktig at NTNU er varsom. Det er veldig belastende å komme inn og bli anklaget for noe som studenten kanskje ikke kjenner seg igjen i og overrumple studenten med nye forhold på et møte. Studenten må bli kjent med hva tvilsmeldingen går ut på og kontradiksjon må ivaretas.
NTNUs studentombud understreker at det er veldig viktig at studentene har med seg en støtteperson i slike saker. Studentombudet kan også delta som observatør.
Får ikke møte et levende menneske
Mange universitet og høgskoler har flere enn én campus. Det kan være med på å gjøre det utfordrende for studentene å få snakke med et levende menneske.
Lene Loy peker på dette i årsrapporten sin, som var oppe i høgskolestyret i mars. Der skriver hun at mange av studentene hun møter sier at de savner enklere tilgang til å snakke med en lokal studieveileder eller noen fra eksamens- eller opptakskontoret.
«Studierettleiarane synes å ha gjort seg tilgjengelege for fysiske eller telefoniske møter, men kun ein dag eller to i veka, med 1—2 timar varigheit, medan dei andre administrative einingane berre kan kontaktast gjennom ei generisk e-postadresse. Som ein tilsett på sørvistorget sa, er det viktig at HVL ikkje «digitaliserar seg bort» frå desse sentrale tenestene. Auka digitalisering av slike tenester, kan også vere ein medverkande årsak til lågare oppmøte på campus», skriver hun.
— Jeg skjønner at det er mange som har mye å gjøre. Men en tilbakemelding som går igjen, er at studieveiledere er lite tilgjengelige, det samme gjelder ansatte på opptaks- og eksamenskontoret, sier Loy til Khrono.
Vil ha tidsfrister
I rapportene fra studentombudene kommer det fram at noen studenter opplever å ikke få svar på e-post, eller de opplever å ikke få svar på alt de lurer på. Også studentombud har opplevd å ikke få svar.
— Jeg skulle ønske at man har et mer forutsigbart reglement med tidsfrister, sier studentombud Valberg fra UiT.
Hun mener at saker bør løses innen rimelig tid og at det bør settes tidsrammer.
— I dag kan de variere fra to dager til to måneder. Det blir uforutsigbart for studenter som må håndtere dette fra semester til semester. Studentene har rett til innsyn, men får ikke alltid det. Etter å ha vært i møter kontakter de meg og spør om de har krav på innsyn. Det må bli en mer forutsigbar saksbehandling både for studenter og ansatte.
I årsrapporten til studentombudet ved Høgskolen i Østfold er det også et ønske om mer presise institusjonelle retningslinjer. I saker der studenter ber om tilrettelegging, er det for store variasjoner i hva som blir tilbudt av tilrettelegging for en og samme student innenfor ulike emner, heter det i rapporten.
— Dette mener jeg til en viss grad kan ivaretas ved at høgskolen har overordnede retningslinjer og anbefalinger som gjør at vurderingene ikke i så stor grad skal være avhengig av hvilken ansatt studenten møter på, skriver studentombud Aina Karlstad i årsrapporten.
Dette svarer universitetene
— Vi er opptatt av at våre studenters rettigheter skal ivaretas på en best mulig måte, og at de får råd og god bistand i saker knyttet til sin studiesituasjon, sier viserektor Rikke Gürgens Gjærum ved UiT Norges arktiske universitet.
Ifølge Gjærum har universitetsstyret bedt om en vurdering av studentombudsordningen med tanke på kapasitet og innretning. Dette vil presenteres for styret i juni.
— UiT har etablerte systemer for håndtering av varslings- og skikkethetssaker. Dette er imidlertid krevende saker for berørte parter og vi jobber kontinuerlig med å bedre både arbeid med informasjon og kommunikasjon i slike saker. UiT jobber også med å utvikle egne digitale læringsressurser for ansatte om skikkethetsvurdering.
UiT viserektor sier det er viktig at de som ansatte i universitetssektoren er bevisst asymmetrien i kommunikasjonen mellom dem og studenter i saker som er krevende.
— Og da er både klargjøring av studentenes rettigheter, å ha en åpen og tydelig agenda, det å ta seg god tid og innta en lyttende holdning av betydning for å lykkes med vanskelige samtaler, sier Rikke Gürgens Gjærum til Khrono.
Dette skriver UiB-rektor Margareth Hagen i en e-post til Khrono:
— Vi har blitt gjort oppmerksom på at det i noen begrensede tilfeller har blitt gjennomført møter med studenter, der det eksempelvis har vært fire deltakere fra ansattsiden, mens studenten har deltatt i møtet alene. Selv om dette i seg selv ikke utgjør noe brudd på en konkret rettsregel, ser vi at dette kan være, og har vært, en negativ opplevelse for studenter.
Hun skriver at de aller fleste møtene som gjennomføres mellom studenter og ansatte gjelder rutinepregede tema. Men noen møter har en karakter at de er del av prosesser som har potensialet for å være negative for studentene i form av sanksjoner.
— En organisering av møter som leder til at studenter ikke får tilstrekkelig anledning til å ivareta sin rett til kontradiksjon, kan betegnes som dårlig forvaltningsskikk.Dette er en tematikk som vi i større grad er bevisste på nå, og vi arbeider med å utbedre dette, slik at slike møter ikke skal forekomme, skriver Hagen, og legger til at UiB for tiden arbeider med å oppdatere retningslinjer for varsling for studenter, der det blant annet legges helt konkrete føringer for hvordan møter med studenter skal gjennomføres, særlig dersom det er møte med en student som er omvarslet i en varslingssak.
Også NTNU er opptatt av møter mellom universitet og student.
— Vi er fullt klar over den maktubalansen det vil være i slike tilfeller, skriver Anne Marie Snekvik, seniorrådgiver og jurist ved NTNUs Seksjon for utdanningskvalitet og læringsmiljø, og viser til vurderingssamtaler i skikketsaker.
I slike saker skal de derfor ikke møte mer enn to, maksimalt tre, fra NTNUs side.
— Det er opp til studenten om hen ønsker å ha med seg en støtte- eller talsperson. Studenten blir orientert om dette når hen blir innkalt til vurderingssamtale, skriver Snekvik.
Hun sier at det i fuskesaker er mest vanlig at studenten uttaler seg skriftlig om saken.
— Hvis studenten ønsker å forklare seg muntlig til saksbehandler, vil det som regel være kun saksbehandler som deltar fra NTNU. Hvis saken blir sendt til nemnda for studentsaker, har studenten mulighet til å forklare seg muntlig for nemnda og eventuelt ha med advokat hvis studenten ønsker det.
Også i møte med saksbehandler er det mulig for studenten å ha med en støtteperson.
Snekvik sier at studenten både i skikkethetssaker og i fuskesaker på forhånd får tilsendt hva som er grunnlaget for saken og hvorfor studenten blir innkalt til vurderingssamtale.
HVL har ikke svart på kritikken fra studentombudet, men styret ved HVL har bedt om å få en ny sak på bordet.
I protokollen fra mars-møtet heter det at styreleder pekte på at det er flere viktige problemstillinger som styret bør få mulighet til å drøfte på et senere møte, og at studentombudet kan inviteres til å delta i behandlingen av en slik sak. Dette gjelder de strategiske anbefalingene i rapporten:
Mer tilgjengelige førstelinjetjenester, styrking av kultur og system for trygg og effektiv informasjonsdeling og at meglingsinspirerte metoder bør integreres i all kommunikasjon og samhandling.
Læringsmiljøutvalget ved HVL vil få opp en sak om førstelinjetjenestene og tilgjengelighet etter påske.
Tilføyelse 24. april kl. 17.20: UiT fikk først, ved en glipp, ikke anledning til å svare på kritikken fra deres studentombud. Deres kommentarer er nå lagt til.
